Au revoir, Slack: Comment faire bouger votre équipe

Ouvrez votre équipe à des conversations réfléchies et organisées et à un travail d’équipe sans distraction.

Illustration de @margaridamouta

Publié à l'origine sur le blog Ambition & Balance

En 2014, notre équipe de Doist a essayé Slack. Nous recherchions un espace de travail virtuel dans lequel notre équipe distante pourrait collaborer plus facilement: le chat en temps réel de Slack semblait prometteur.

Au début, nous avons fait des progrès: nous avons réfléchi, posé des questions et pris quelques décisions. Mais lorsque nous avons essayé de collaborer sur des projets, Slack s'est senti désorganisé, voire chaotique:

  • Il était difficile de trouver des conversations spécifiques un jour plus tard (beaucoup moins une semaine ou un mois). Nous avons perdu du temps à chercher des décisions, des idées et des dossiers importants.
  • Notre équipe a senti que nous devions être en ligne 24h / 24 et 7j / 7 pour ne rien rater. Nous étions enchaînés à Slack et n’avions pas le temps de nous concentrer.
  • En tant qu’équipe distante, nous ne pouvons pas prendre de décisions ensemble. Notre équipe nord-américaine dormait alors que celles d'Europe et d'Asie étaient en ligne, et inversement.

Nous devions rester connectés numériquement, mais sans les discussions confuses et les distractions permanentes. C’est la raison pour laquelle nous avons construit Twist: un lieu plus calme et plus organisé pour travailler ensemble.

Si votre équipe se sent distraite et submergée par une discussion en temps réel, utilisez ce guide pour faire le saut de Slack sans perdre l’élan et la culture durement gagnés que vous avez créés en cours de route.

Familiarisez-vous avec Twist

Si vous êtes totalement nouveau dans Twist, cet aperçu du fonctionnement de Twist est un excellent point de départ:

Le moyen le plus simple de connaître Twist est de l'essayer. Inscrivez-vous sur twist.com et suivez les instructions pour créer votre première équipe en quelques minutes. N'hésitez pas à inviter quelques coéquipiers à l'essayer avec vous, mais gardez la petite taille afin de pouvoir planifier ultérieurement un accueil chaleureux pour le reste de votre équipe.

Le processus d’inscription de Twist vous guidera dans la création de votre équipe et vous expliquera comment tout fonctionne.

Une fois que vous êtes inscrit, vous pouvez jouer avec Twist et voir comment les choses se passent à votre rythme. Pour plus de suggestions sur ce qu'il faut essayer, lisez le guide de démarrage pour les nouveaux administrateurs de l'équipe.

Utilisez les discussions pour rester organisé

Lorsque les équipes passent de Slack à Twist, c’est le plus souvent parce qu’elles ont du mal à trouver les conversations importantes. "Quand avons-nous pris cette décision?" "Qui était dans cette discussion?" "Où est le lien que vous avez partagé?" traquer ce que quelqu'un a dit.

En revanche, Twist utilise des conversations en fil de discussion autour d’un sujet donné. Les discussions sont des discussions plus longues et réfléchies que vous pouvez retrouver plus tard par leur titre.

Il est difficile de suivre les conversations en discussion de groupe. Les fils de torsion le rendent simple à suivre.

Avec les fils de discussion, vos conversations deviennent une bibliothèque interrogeable de connaissances en équipe.

Tout le monde a un endroit central où ils peuvent trouver des décisions, des dossiers et des idées - des jours, des semaines, voire des années plus tard.

Bien que les threads constituent l'avantage le plus évident, Twist a pris de nombreuses décisions de conception subtiles destinées à des discussions plus réfléchies et mieux organisées. Vous pouvez en apprendre plus sur la façon dont nous avons conçu Twist.

Faites en sorte que Twist se sente comme à la maison en ajoutant du contenu familier

Une fois que votre Twist sera opérationnel, vous voudrez tout mettre en place pour faciliter la transition de Slack.

Recréez vos chaînes Slack dans Twist

Comme dans Slack, les conversations dans Twist sont organisées en canaux autour de sujets généraux. La plupart de vos travaux d’équipe se dérouleront sous forme de threads au sein de ces canaux. Il est donc important de les garder bien organisés pour votre nouvelle équipe.

Une façon de garder les choses au courant est de recréer vos canaux Slack dans Twist. De cette façon, les membres de l'équipe sauront où poursuivre la conversation.

Pour créer une chaîne, cliquez simplement sur le signe + à côté de l'en-tête de votre chaîne à gauche, puis cliquez sur Nouvelle chaîne:

Créez un canal de média social sur lequel votre équipe peut travailler ensemble sur des campagnes, une communauté, etc.

Tous les canaux ne doivent pas nécessairement être portés sur Twist. Utilisez cette opportunité pour déterminer quels canaux Slack sont inutilisés ou redondants et laissez-les derrière.

Créez de nouveaux canaux qui conviennent à votre équipe

Une fois que vous avez terminé de recréer les canaux Slack dans Twist, déterminez si vous devez en ajouter quelques-uns. Par exemple, chez Doist, nous utilisons une combinaison de canaux d'équipe et de canaux de projet:

Canaux des équipes: vos équipes travaillent-elles en étroite collaboration? Créez des canaux d'équipe pour qu'ils puissent collaborer régulièrement dans un espace dédié.

Canaux de projets: y a-t-il des projets toujours en mouvement? Créez un canal pour chacun afin que les utilisateurs puissent obtenir toutes les informations dont ils ont besoin au même endroit.

À gauche, les canaux de notre équipe Twist. À droite, nos canaux de projets pour le quatrième trimestre 2018.

Chaque équipe est différente, alors expérimentez différents canaux pour voir ce qui fonctionne le mieux. Par exemple, vous pouvez essayer l'intégration des employés, les prospects, la gestion de compte, etc. Chez Doist, nous avons également quelques chaînes de loisirs dédiées à la santé, à la musique et aux jeux.

Chaque Twist a également un canal #General qui inclut tout le monde par défaut. C’est ici que les gens échangent des histoires, partagent des images de bébé, font des annonces à l’échelle de l’équipe et publient un fil de bienvenue pour les personnes qui viennent d’arriver à Twist.

Saluez les nouveaux arrivants avec un fil de bienvenue

Rien n'est plus solitaire (ni plus rebutant) que de se montrer à un Twist vide. Si vous avez sauté l’étape pour créer un fil de bienvenue lors de la procédure d’inscription, il est temps de saluer votre équipe et de vous assurer que tout le monde est accueilli à la porte.

Utilisez le fil de bienvenue pour présenter Twist, partager son fonctionnement, connectez-vous au guide de démarrage pour les nouveaux membres et expliquer comment vous configurez vos canaux.

Commencez par cliquer sur Démarrer un nouveau fil de discussion en haut de votre chaîne #General. Puis donnez-lui un nom et démarrez la conversation.

Commencez à écrire votre fil de bienvenue, faites une pause et revenez-y plus tard pour le terminer. Twist enregistre vos brouillons.

Égayez et organisez votre message avec des en-têtes, des puces, des liens, des images et plus. Cela facilite la lecture et montre quel type de formatage est possible.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Fil de discussion et c’est là dans le canal #General pour que tous vos coéquipiers puissent le lire.

Continuez vos conversations Slack dans les discussions Twist

Votre équipe a probablement quelques sujets urgents à aborder dans Slack. Démarrez des discussions pour chacune de ces conversations dans le canal approprié dans Twist afin qu'elles puissent reprendre leur travail.

Ne ratez pas une minute et poursuivez votre session de planification des médias sociaux Slack dans Twist.

C’est tout - Votre Twist est prêt. Vous pouvez maintenant planifier l’invitation de l’équipe.

Informez à l'avance votre équipe du changement

Tout le monde n'aime pas le changement, alors informez votre équipe à l'avance de votre intention d'essayer Twist. Ils auront probablement des questions, alors voici quelques avantages clés que vous pouvez partager avec eux:

  • Les conversations clés ne seront pas enterrées: à mesure que notre équipe grandissait, Slack est devenu chaotique - les discussions défilent trop rapidement et les gens ne peuvent pas suivre le rythme. Twist utilise des threads au lieu de chat pour que tout soit organisé par sujet afin que tout le monde puisse le suivre et le rejoindre à tout moment.
  • Trouvez plus rapidement les conversations passées: chaque fil a un nom afin que nous puissions trouver rapidement la conversation que nous recherchons et l'utiliser pour prendre des décisions plus éclairées.
  • Pas de surcharge de notifications: nous pouvons désormais informer uniquement les personnes qui ont besoin de voir un fil de discussion donné au lieu de toujours envoyer un ping à toutes les personnes du canal.
  • Communication plus calme: moins de pression pour rester en ligne. Twist n’a pas d’indicateur de présence au feu vert, nous pouvons donc nous déconnecter pour effectuer un travail ciblé et répondre selon nos propres horaires.
  • Communication plus réfléchie: les discussions sont des messages plus longs, ce qui nous permet d'exprimer nos idées avec plus de profondeur et de clarté et de poursuivre la discussion sur plusieurs jours plutôt que sur quelques minutes.

Vous pouvez répondre aux questions plus approfondies de votre équipe avec le centre d’aide Twist et la vidéo sur le fonctionnement de Twist.

Twist day 🌪 Invitez votre équipe

Le jour est arrivé et il est temps de faire venir votre équipe à Twist! Si vous écrivez votre propre courrier électronique d'invitation, incluez un lien d'invitation personnalisé pour que les gens puissent s'inscrire en cliquant simplement sur le lien. Vous pouvez même déposer le lien directement dans Slack.

Pour trouver votre lien d'invitation personnalisé, allez dans l'onglet Equipe, cliquez sur Inviter des personnes, puis cliquez sur le lien Obtenir une invitation:

Invitez vos coéquipiers à Twist en leur envoyant un seul lien: trouvez-le en cliquant sur le lien Obtenir un lien dans le menu Invitation.

Si vous souhaitez de l'inspiration, consultez notre modèle de courrier électronique pour présenter Twist à votre équipe. N'oubliez pas d'inclure dans l'e-mail un lien vers votre fil de bienvenue afin que les gens aient la chance de dire bonjour et de réagir avec un ou deux emoji.

Si vous ne voulez pas écrire de courrier électronique personnalisé, vous pouvez envoyer des invitations directement à partir de Twist. Ils recevront un courrier électronique d'invitation standard.

Apprendre à travailler ensemble sans distractions

Alors que les gens se familiarisent avec Twist, aidez votre équipe à résister à la mauvaise habitude de la sur-communication. En particulier, apprenez à votre équipe à avertir uniquement les bonnes personnes lors de la publication et de la réponse à des discussions.

Notifier uniquement les bonnes personnes

Pour chaque fil de discussion ou réponse que vous postez, vous pouvez choisir la boîte de réception à sonner. Choisissez simplement qui vous souhaitez notifier au-dessus du compositeur de commentaire:

Répondez à Julia sans avertir tout le monde.

Disons que vous voulez dire à Julia, la designer de votre équipe, que vous aimez son idée. Ajoutez simplement un commentaire au fil de discussion et choisissez de n'en informer que celle-ci. Elle verra le fil dans sa boîte de réception, mais personne d’autre ne sera averti. Tous les autres membres du canal pourront voir votre commentaire chaque fois qu’ils liront le fil de discussion.

Gardez votre boîte de réception organisée

La boîte de réception est votre base d'origine, où vous pouvez voir chaque fil de Twist qui compte pour vous. Chaque fois que quelqu'un vous notifie, il apparaît dans votre boîte de réception.

Vérifiez votre boîte de réception dès le matin pour voir ce qu'il y a sur le pont pour la journée.

Une fois que votre équipe se sera habituée à la boîte de réception, les gens apprendront naturellement à n’avertir que les bonnes personnes sur les discussions - c’est ce qui maintient l’organisation de la boîte de réception de chacun et réduit les distractions.

Attirer l’attention de quelqu'un avec des mentions

Disons que vous devez attirer l’attention de votre chef de projet Antonia car elle doit prendre une décision. Il suffit de la mentionner en tapant "@Antonia" dans votre commentaire:

Mentionnez Antonia pour qu’elle se souvienne de répondre à votre question.

La prochaine fois que Antonia se connectera pour vérifier sa boîte de réception, elle verra votre commentaire en haut de sa liste avec l’icône bleue @ à gauche indiquant qu’elle a été mentionnée. Quand elle clique sur le commentaire, elle saute immédiatement à l'endroit où elle a été mentionnée dans le fil de discussion et peut agir à partir de là.

En haut de sa boîte de réception, Antonia verra les fils où elle est mentionnée avec un signe bleu @.

Conseil: informez rapidement votre équipe de la procédure à suivre pour informer les membres de l’équipe ou les groupes.

Casser la dépendance en temps réel et d'autres mauvaises habitudes

Une équipe habituée à discuter en temps réel risque de se retirer un peu de la culture toujours active. Heureusement, Twist a aussi des messages - des conversations privées en tête-à-tête ou en groupe qui sont utiles pour des réponses rapides, des échanges brefs, et qui font généralement des gaffes.

Utilisez des messages pour déterminer où manger et (p) vous détendre.

En fait, certaines personnes préfèreront peut-être utiliser des messages plutôt que des fils de discussion parce que cela ressemble à Slack en temps réel. Le problème est qu’en n’utilisant que des messages, ils ne contribuent pas à la base de connaissances croissante que votre équipe est en train de construire en collaborant dans des threads.

Si un membre de l’équipe recourt à l’utilisation de messages, essayez de partager un lien vers un fil Twist qui couvre le même sujet. Il en va de même si quelqu'un continue de revenir à Slack lui-même: partagez un lien vers un fil pertinent où ils peuvent poursuivre la conversation dans Twist.

Enseignez à votre équipe les meilleures pratiques de Twist

Au fur et à mesure que votre équipe évolue dans Twist, continuez sur votre lancée en partageant certaines des meilleures pratiques. Mieux encore, utilisez-les vous-même et donnez l'exemple.

  • Gardez une trace de la conversation importante en mettant en vedette les discussions. Chaque fois que quelqu'un publie un commentaire dans un fil de discussion étoilé, votre section Starred sera mise à jour.
  • Partagez une conversation avec quelqu'un (ou enregistrez-la pour plus tard) en copiant le lien dans un fil de discussion et en le collant où vous le souhaitez: Dans un autre fil de discussion, Google Doc, une tâche Todoist ou ailleurs.
  • Si vous souhaitez répondre avec un petit quelque chose en plus, envoyez un gif.
Dites merci avec un gif en tapant
  • Prenez le temps d'écrire une réponse réfléchie. Vous pouvez rédiger un brouillon, faire une pause et revenir plus tard pour le modifier et le poster: Twist enregistre automatiquement vos brouillons.
Lorsque vous répondez à un sujet important, prenez votre temps pour exprimer clairement vos idées.
  • Faites un travail en profondeur en répétant vos notifications.
  • Déconnectez-vous vraiment en mettant à l'heure. Les gens verront que vous êtes absent et vos notifications sont répétées (pour que vous puissiez littéralement répéter).

Apportez vos applications avec vous en utilisant les intégrations Twist

Vous et votre équipe avez peut-être créé des flux de travail utiles dans Slack que vous ne souhaitez pas abandonner. Ce n'est pas un problème. Vous pouvez les apporter à Twist de deux manières: avec des plates-formes d'intégration telles que Zapier ou via des intégrations natives de Twist.

Connectez n'importe laquelle de vos applications à Twist avec Zapier

Zapier est le pont qui vous aide à connecter Twist à d'autres applications. Que votre flux de travail utilise des tableaux de bord, des documents, des calendriers de vente ou plus, vous pourrez le répliquer dans Twist en utilisant les intégrations «Zap» de plus de 1 000 Zapier.

Voici quelques flux de travail utiles que vous pouvez essayer:

  • Dès qu'un événement Google Agenda approche, démarrez un nouveau fil de discussion. Passez en revue les détails de dernière minute avec votre équipe.
  • Chaque fois que vous recevez un nouvel abonné Mailchimp, ajoutez un commentaire à un fil de discussion. Restez au fait de la croissance de votre clientèle sans quitter Twist.
  • Chaque fois que quelqu'un met à jour un fichier dans un dossier partagé de Google Drive, publiez un commentaire dans un fil de discussion. Assurez-vous que tout le monde voit chaque mise à jour sur un document de haut niveau.

Ces zaps ne sont que la pointe de l'iceberg:

Inspirez-vous de nouveaux flux de travail grâce à ces populaires Twist Zaps.

Connectez rapidement vos applications à Twist avec des intégrations natives

Outre Zapier, de plus en plus d’intégrations natives sont intégrées à Twist, du chat vidéo à Giphy. En voici quelques unes que vous pouvez essayer:

  • Ajoutez un fil à Todoist en un clic. Apprenez comment utiliser Twist et Todoist ensemble.
  • Démarrez une conversation vidéo directement dans un fil de discussion ou un message à l’aide de / Lookin. Il suffit de taper "/ Apparaît dans nom de la salle" et un lien vers le chat vidéo apparaît.
  • Suivre un projet Github dans Twist. Les commits Github sont automatiquement publiés en tant que commentaires dans un fil Twist afin que tout le monde reste au courant.

Explorez toutes les intégrations Twist disponibles pour trouver vos favoris.

Enfin, à mesure que vous examinez les intégrations à installer, vous pouvez vous demander quelles intégrations servent bien votre équipe et lesquelles ne font que créer plus de bruit.

«Une de mes hésitations initiales quand nous avons quitté Slack était de ne pas avoir accès à l’incroyable écosystème d’applications intégrant des intégrations à l’outil. Cependant, je n’en ai manqué aucun. Ce que j’ai compris, c’est que je veux un seul endroit pour communiquer avec les humains de notre équipe. »-Richard Burton à propos du passage de Twist à Slack

Depuis que nous avons commencé avec Twist, notre équipe est devenue plus calme, plus organisée et plus productive. Au moment de migrer votre équipe, nous espérons que vous profiterez également des avantages d’un travail en profondeur et d’une communication réfléchie.

Vous avez une question à propos de quelque chose dans le guide? Demandez-nous @twistappteam ou contactez notre équipe d'assistance pour tout ce dont vous avez besoin.

Une fois que vous maîtrisez Twist, découvrez d’autres meilleures pratiques, telles que le remplacement de toutes vos réunions de mise à jour de statut par des threads Twist.

Neil a suspendu ses notifications pendant quelques jours pour effectuer le travail en profondeur pour ce poste. ️

Découvrez comment d'autres équipes ont géré le passage de Slack à Twist: