Comment être productif: 10 façons de travailler réellement plus intelligemment

Il y a quelque temps, je me suis écrit un courriel avec mes règles personnelles pour être productif. Il résume toutes les leçons que j'ai apprises au fil des ans sur la productivité et le travail intelligent. Ce courrier électronique me rappelle constamment lorsque je me sens improductif ou que les choses ne fonctionnent tout simplement pas comme elles le devraient.

Voici mes 10 commandements sur la façon d'être productif afin que vous puissiez commencer à travailler plus intelligemment plutôt que plus durement:

# 1 Focus sur les systèmes plutôt que sur les objectifs

Dès le plus jeune âge, nous apprenons à poursuivre des objectifs: obtenir de bonnes notes, faire partie de l’équipe de départ d’un sport, être promu à votre poste. Vous travaillez aussi dur que possible et vous espérez atteindre votre objectif.

Cependant, la plupart des objectifs sont hors de notre contrôle. Nous avons un contrôle limité pour l'atteindre. Nous ne contrôlons pas l’avenir, les actions des autres, l’économie ou l’environnement, entre autres variables. Et c’est précisément pourquoi nous devrions nous concentrer sur les systèmes plutôt que sur les objectifs. Dans un système, vous vous concentrez sur toutes les parties que vous contrôlez.

«Système» est un mot de fantaisie pour «processus répétable». Obtenir 500 abonnés sur votre blog est un objectif, écrire 500 mots par jour est un processus répétable. Courir un marathon est un objectif, courir 4 jours par semaine pendant 30 minutes est un processus reproductible. Perdre 10 kilos est un objectif, améliorer votre alimentation pour manger plus sainement à chaque repas est un système.

Récompenser l’effort au lieu d’accomplir: de petits gains sont composés au fil du temps.

Et cela nous amène à la beauté de l'effet composé…

# 2 Tirer parti de l'effet composé

«L'intérêt composé est la huitième merveille du monde. Celui qui le comprend le gagne, celui qui ne le fait pas le paie. »- Albert Einstein

L’intérêt composé est un concept de la finance et de l’économie, qui fait référence à l’ajout d’intérêt au dépôt initial principal. C’est un intérêt sur les intérêts. En supposant un taux de croissance de 10% et un dépôt initial de 100 $, vous obtenez 110 $ le premier mois, 121 $ le deuxième et environ 133 $ le troisième. Vos gains ne cessent de croître: 10 dollars le premier mois, 11 dollars le deuxième et 13 dollars le troisième.

Mais il y a beaucoup d'applications à l'effet composé que la finance. Cela touche presque tous les domaines de votre vie. Lorsque vous vous concentrez sur le développement de systèmes et que vous travaillez tous les jours, votre travail s'accentue au fil du temps, développant une croissance exponentielle.

Prenons la connaissance comme exemple. Si vous lisez quelques pages par jour, vous commencerez à établir des liens entre les livres et ses leçons.

«Lisez 500 pages comme celle-ci tous les jours. C’est comme ça que la connaissance fonctionne. Cela s'accumule comme un intérêt composé. »- Warren Buffett

Si vous publiez quelques articles par semaine, vous disposerez d'un catalogue complet d'articles pouvant intéresser vos lecteurs, qui vous offrira plus de moyens de vous retrouver ou de consacrer plus de temps à votre site Web.

Si vous automatisez une tâche par semaine au travail, vous libérez du temps pour vous concentrer sur des activités plus importantes qui génèrent une sortie. Et au fur et à mesure que vous optimisez les tâches, vous devenez de plus en plus performant et rapide, car vous pouvez utiliser vos connaissances et solutions précédentes pour résoudre de nouveaux problèmes.

Plus vous créez d'avantages, plus vos avantages futurs rapportent. Le gain de A1% chaque jour compose presque 38 fois plus en un an.

# 3 Suivre et mesurer la sortie, pas la saisie

La troisième règle d'or pour être productif est de se concentrer sur la production plutôt que sur la production. Dans la règle n ° 1, j'ai expliqué que les systèmes sont le meilleur moyen de progresser, car ils récompensent les efforts et nous contrôlons toutes les variables. Cependant, nous devons avoir une orientation dans ces efforts, savoir ce que nous essayons d'accomplir.

Écrire quotidiennement sans objectif n'est que pratique. Si vous voulez réaliser quelque chose, vous devez vous engager sur une sortie donnée, comme publier un post sur votre blog chaque semaine. En fin de compte, un système est un moyen de contrôler la réalisation d'un résultat.

Considérez la sortie comme votre «produit fini» et son lien avec votre système. Écrire chaque jour est un système, des articles / livres en sont la sortie.

Gardez à l'esprit que la sortie diffère des objectifs puisque nous contrôlons toutes les variables. L’un des objectifs de votre blog est peut-être d’obtenir 500 abonnés par mois, mais vous ne contrôlez pas vraiment les inscriptions. Vous ne contrôlez que le flux de nouvelles publications, par exemple.

Obtenir une promotion est un objectif. Vous ne contrôlez pas votre patron. Vous pouvez cependant être si bon qu’ils ne peuvent pas vous ignorer: votre objectif peut être de livrer dix projets au cours des trois prochains mois. Maintenant, vous contrôlez toutes les variables.

Il est essentiel de connaître la différence entre les résultats et les objectifs pour établir des objectifs réalistes et réalisables. En retour, vous réaliserez la plupart de vos objectifs sans même essayer.

Mais savoir travailler ne suffit pas pour être plus productif. Vous devez savoir sur quoi concentrer votre énergie. Ce qui nous amène à…

# 4 Live par la règle des 80/20

Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, est l'un des modèles mentaux auxquels je me réfère chaque jour dans ma vie. Il est dit:

«80% de la production ou des résultats proviendront de 20% des intrants ou des actions». Ce sont les petites choses qui représentent la majorité des résultats.

Utilisez la règle des 80/20 pour vous demander constamment si votre objectif, votre temps ou votre argent sont centrés sur les choses qui génèrent la majorité des résultats:

  • Vous concentrez-vous sur les tâches qui génèrent le plus de rendement?
  • Passez-vous du temps sur tous vos clients de manière égale ou réservez-vous l'essentiel pour les meilleurs clients qui vous rapportent la majorité des revenus?
  • La plupart de vos distractions proviennent-elles de plusieurs sources? Peut-être votre téléphone ou les médias sociaux?

Une fois que vous avez compris ce qui fonctionne exactement, double-vous. Par exemple:

La majorité des abonnés de ma communauté de hacking de productivité proviennent de plusieurs sources (sur plus de 20 chaînes que j'ai testées). En appliquant la règle des 80/20, je peux mettre tout mon temps pour attirer plus d'abonnés sur ces canaux.

En cas de doute, utilisez la règle des 80/20. Cela vous aide à clarifier ce qui est vraiment important et à découvrir de nouvelles découvertes.

En voici un: 80% de votre travail est effectué sur 20% de votre temps. Pour la plupart des gens, ce moment est juste après le réveil. Vous devez profiter des premières heures de votre journée.

# 5 Matins de réserve pour les travaux en profondeur

Notre mémoire de travail, notre vigilance et notre concentration s'améliorent progressivement quelques heures après le réveil, et atteignent leur apogée vers le milieu de la matinée. C’est la période de productivité maximale naturelle de notre cerveau.

Tirez parti de cet état en programmant votre travail le plus important pour cette période. Concentrez-vous sur l'exécution du travail en profondeur, ce qui signifie que vous travaillez sans distraction pendant une longue période.

Vous pouvez utiliser la technique Pomodoro pour vous mettre à l’état d’écoulement: travaillez 25 minutes pour une tâche unique puis faites une courte pause de 5 minutes. Assurez-vous de faire au moins 3 à 4 pâtés de maisons chaque matin. Une fois que vous avez maîtrisé 25 minutes de mise au point, vous pouvez faire des «doubles pomodoros», travailler pendant 50 minutes d'affilée puis faire une pause de dix minutes.

En règle générale, je commence mes matinées en écrivant 2 à 3 “doubles pomodoros” (cela se produit actuellement) et finis normalement avec un tout nouveau message à la fin. Je publie certains d’entre eux, d’autres que je garde pour les éditer plus tard, et d’autres ne sont tout simplement pas géniaux et servent de pratique (rappelez-vous: concentrez-vous sur le système!).

Si vous prenez l'habitude d'effectuer un travail en profondeur le matin, même pour une demi-heure à peine, votre travail s'aggravera rapidement avec le temps.

Au début, il peut être difficile de rester concentré pendant 25 minutes, mais vous entraînez efficacement le muscle de votre attention. Dans le monde distrait d’aujourd’hui, c’est une compétence cruciale à avoir. Ce qui nous amène à…

# 6 Supprimer les distractions

Être distrait est évidemment le contraire de décrire comment être productif. En ajoutant des espaces blancs à votre vie, vous éliminez les distractions qui vous gênent et vous vous concentrez sur le travail et ce que vous voulez faire. En cultivant le besoin de moins, vous finissez par obtenir plus. Comme dit le proverbe: «C’est un jeu d'enfant, pouce par pouce. De cour en chantier, c’est terriblement difficile.

Les distractions peuvent être divisées en trois groupes principaux: physique (à savoir les possessions), immatériel (à savoir la technologie) et les personnes. Prenez un stylo et du papier et répertoriez les distractions de votre vie pour chacun de ces trois domaines.

Les distractions physiques vont de l'encombrement à votre bureau ou d'avoir trop de vêtements, ce qui rend plus difficile le choix d'une tenue le matin. Si vous passez trop de temps à regarder la télévision, la télévision elle-même est une distraction.

Les distractions intangibles sont des notifications de votre téléphone ou des sessions de navigation Web aléatoires sans fin. Mais il peut également s'agir d'applications compliquées et de systèmes dont la gestion prend plus de temps que le travail à effectuer.

Et, finalement, les gens peuvent être le collègue ennuyeux qui continue de vous interrompre «pour seulement cinq minutes de votre temps», ou cet ami que vous donnez toujours plus que ce que vous recevez. Communiquez selon vos conditions en utilisant par défaut une communication asynchrone, telle que du texte et des courriels. Prenez Elon Musk: «J'adore le courrier électronique. Dans la mesure du possible, j'essaie de communiquer de manière asynchrone. Je suis vraiment bon en courrier électronique. "

Tout ce qui interrompt votre travail lorsque vous êtes en état Deep Work et / ou ne contribue pas à la vie que vous souhaitez construire est considéré comme une distraction.

Minimisez les distractions dans votre vie quotidienne afin de progresser dans un travail significatif. Il n’ya rien de plus énervant que de "rester sur une lancée", mais de se laisser distraire par une notification de Facebook.

La première étape consiste à prendre conscience de vos distractions. Une fois que vous avez cloué le problème, passez à les supprimer. Quittez ces mauvaises habitudes en ajoutant des frictions.

La première étape de la gestion efficace du temps consiste à éliminer avant d’optimiser. Simplifie ta vie. Plus vous en supprimez, plus vous aurez de temps pour les tâches importantes.

Et pour les choses que vous ne pouvez pas supprimer, vous pouvez essayer de les automatiser.

# 7 Automatiser les tâches répétitives

Les smartphones sont aujourd’hui des millions de fois plus puissants que tous les ordinateurs combinés de la NASA en 1969, lorsque nous avons envoyé un homme sur la lune. La technologie a évolué extrêmement rapidement au cours des dernières décennies.

Comment être plus productif en utilisant la technologie? Utilisez-le pour automatiser les tâches répétitives. Commencez par répertorier toutes les tâches que vous devez effectuer de manière récurrente chaque semaine. Trouvez ensuite des moyens de les automatiser, en utilisant des applications ou en construisant votre propre système. Peu importe ce que vous faites, vous aurez toujours des tâches récurrentes.

Une commune dans de nombreux secteurs? Email. Selon une étude de l’Université Carleton, le travailleur du savoir «typique» consacre un tiers de son courrier électronique au traitement de la semaine de travail. J'ai construit un système Gmail Gmail qui réduisait le temps que je consacrais au courrier électronique de quelques minutes par jour. Vous pouvez utiliser d'autres astuces productives telles que l'utilisation de réponses prédéfinies pour les réponses que vous écrivez sans cesse (et d'autres astuces Gmail).

Si vous utilisez beaucoup les feuilles de calcul, Zapier est un bon outil à utiliser. Il a des milliers d'automatisations connectant plus d'un millier d'applications.

Même de petites automatisations font la différence: créez des modèles que vous pouvez réutiliser pour des notes de réunions, des critiques individuelles et des présentations.

Plus d'automatisation signifie plus de temps pour se concentrer sur un travail créatif et productif.

# 8 Soyez axé sur les données

Je suis un grand partisan du fait que vous devriez toujours prendre des décisions fondées sur des données. Si vous ne le faites pas, vous choisissez d’aller de pair avec votre opinion. Jim Barksdale, l’ancien PDG de Netscape, a dit le mieux:

«Si nous avons des données, examinons-les. Si tout ce que nous avons, ce sont nos opinions, allons-y avec les miennes. "

Et être guidé par les données n'est pas seulement pour les entreprises technologiques qui basculent vers un nouveau test d'atterrissage basé sur les résultats des tests AB. Nous pouvons tester notre propre vie et en connaître les résultats, puis nous ajuster en conséquence.

Tout commence par tout remettre en question: est-ce que je pense de cette façon parce que c’est mon opinion / d’autres personnes le disent / comment le monde fonctionne ou parce que je l’ai testé?

Au n ° 5, j'ai recommandé de réserver des matinées pour effectuer un travail en profondeur. En vérité, c’est l’heure de pointe pour la plupart des gens. Mais le mot clé ici est le plus. Et si vous êtes un oiseau de nuit et que vous en faites plus dans le silence de la nuit? Ou vous trouvez que votre énergie est à travers le toit immédiatement après le déjeuner? La seule façon de le savoir est de tester l'hypothèse.

Mais comment testez-vous? Vous devez penser comme un scientifique et suivre les étapes de la recherche scientifique:

  • Commencez par l'objectif final de votre test: trouvez votre temps de productivité maximale
  • Maintenant, vous formulez une hypothèse: mon temps de pointe est le plus productif entre 9 heures et 11 heures. Votre hypothèse doit être vérifiable et falsifiable. En d’autres termes, il doit exister un moyen de tester votre hypothèse et celle-ci peut être appuyée ou rejetée en fonction de l’examen des données.
  • Concevez l'expérience: pour trouver votre heure de pointe, vous pouvez saisir dans un tableur des données indiquant comment vous estimez que votre niveau d'énergie varie de 1 à 10 chaque heure de la journée pendant deux semaines.
  • Maintenant, lancez l'expérience et collectez des données
  • Enfin, analysez les données et tirez des conclusions: examinez votre feuille de calcul et calculez les résultats. En fin de compte, vous devriez être confiant quant aux heures de la journée où vous êtes le plus productif

Voici quelques expériences que vous pouvez réaliser dans votre vie personnelle et voir comment cela influe sur votre productivité: boire ou ne pas boire de la caféine, nombre d'heures de sommeil, exercice pendant la journée et nombre d'heures travaillées.

Testez, testez, testez et trouvez ce qui fonctionne spécialement pour vous. La croissance provient d'un travail ardu et d'un peu de chance. L'hyper-croissance provient des tests.

# 9 Déléguer le non essentiel

Personne n'est le meilleur de tout. En vous concentrant sur ce que vous faites le mieux et en déléguant le reste, vous optimisez votre productivité. Déléguez tout ce que vous n’êtes pas de classe mondiale ou que quelqu'un puisse faire mieux en un rien de temps ou à un coût dérisoire.

Sauf si vous devez développer une nouvelle compétence, il est toujours préférable de trouver une personne déjà qualifiée pour accomplir quelque chose.

Par exemple:

Je ne suis pas très bon en design et il me faudrait des heures pour atteindre un niveau acceptable. Une bien meilleure idée est de trouver une personne qualifiée en design et de la laisser à eux-mêmes. Dans mon entreprise, je garde les activités pour lesquelles je suis doué - écriture, croissance, analyse de données - et j'externalise le reste.

Pour déléguer efficacement, assurez-vous de choisir la bonne personne pour le poste. Ils doivent avoir toutes les compétences nécessaires et être capables de faire le travail. Soyez très précis sur le produit fini (la sortie) et donnez des instructions claires et détaillées sur la procédure à suivre.

Cela sonne également vrai dans votre vie personnelle: investissez dans l'échange de votre argent pour gagner du temps lorsque le temps qu'il vous faut pour terminer une tâche coûte plus cher que de payer quelqu'un. Cela peut vouloir dire nettoyer votre maison, repasser vos vêtements ou même conduire / vous déplacer. Développez les compétences que vous appréciez - comme cuisiner ou apprendre à coder - et demandez de l'aide pour les autres.

Concentrez-vous sur ce qui déplace l'aiguille. Déléguer le reste.

# 10 La lutte est le processus

Certains jours sont bons, d'autres bons, d'autres mauvais. Et puis il y a des jours où tout est horrible et vous voulez juste rentrer chez vous et rester allongé, regardant fixement le plafond et vous demandant ce qui ne va pas avec vous et votre vie. Nous y avons tous été.

Premier conseil pro: quand vous êtes derrière, rentrez tôt à la maison. Prenez le temps de vous reposer et revenez sous tension le lendemain. Parfois, notre cerveau résout les problèmes pour nous seuls.

Et embrasser la lutte: c’est l’espace d’origine des percées. Si vous vous concentrez sur les systèmes, conformément à la règle 1, vous progresserez sur le long terme. Dans «The War of Art», Steven Pressfield partage une excellente petite pépite:

«Quelqu'un a un jour demandé à Somerset Maugham s'il écrivait selon un calendrier ou uniquement lorsqu'il était frappé d'inspiration. «Je n'écris que lorsque l'inspiration frappe», a-t-il répondu. "Heureusement, il frappe tous les matins à neuf heures précises."

Et quand vous trouvez enfin quelque chose qui fonctionne, c’est un moment magique. Mais personne ne va applaudir. Donc, vous devez le faire pour vous-même. Apprenez à profiter des petites victoires - qu’il s’agisse de 100 nouveaux abonnés, de la finition d’un petit projet ou d’une journée vraiment productive. Les récompenses sont formidables, mais le voyage peut aussi être génial.

La lutte est ce qui vous fait avancer.

Cet article est publié dans The Startup, la plus importante publication d’entrepreneurs de Medium, suivie de plus de 340 876 personnes.

Abonnez-vous pour recevoir nos meilleures histoires ici.