Comment faire un horaire quotidien qui ne gâche pas votre journée

Comment vous passez vos journées est comment vous passez votre vie

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En ce qui concerne notre horaire quotidien, la plupart des gens tombent dans l'un des deux camps suivants:

  • Le planificateur surdimensionné: leurs calendriers ressemblent à ceux du peintre à la main d’une jardinière. Les réunions se chevauchent pendant que des rappels d’événements, des pauses, des tâches et d’autres réunions se déroulent comme au réveillon du Nouvel An. Leurs journées sont déterminées à partir du moment où ils se réveillent pour leur routine du soir.
  • The Minimalist: Aussi connu sous le nom de «Rêveur». Ils ont un ou deux événements récurrents, mais beaucoup d’espaces, ils sont donc «libres» (au moins sur papier) pour de longues périodes de travail.

Le problème est que ces deux problèmes sont terribles. Pour leurs propres raisons.

Être surchargé ne nous laisse pas de temps pour nous-mêmes. Plus nous sommes "en contrôle" de notre calendrier, moins nous avons le sentiment de contrôler nos vies. Sans parler du fait que nous sommes notoirement mal à savoir combien de temps il nous faut pour accomplir des tâches. Lorsque votre emploi du temps est chargé, même 15 minutes de retard par rapport à votre tâche matinale bouleverseront toute votre journée.

Et le minimaliste? Eh bien, ils vivent juste dans la terre, n’est-ce pas? Ils ont transféré leur emploi du temps dans un autre format - très probablement une liste de tâches, une application de planification ou une série de courriels en colère demandant «Où est-ce?

Un bon horaire quotidien est un plan pour une vie réussie. Le fait de savoir ce que nous faisons et à quel moment nous donne le sens voulu, la signification et la concentration.

En examinant la manière dont des fondateurs, des créateurs et des penseurs chevronnés établissent leurs propres programmes quotidiens, nous pouvons apprendre les meilleures façons de concevoir notre propre journée parfaite.

Créez des "livres de temps" pour le travail le plus important de votre journée

Les personnes les plus performantes obtiennent systématiquement le travail le plus important en premier.

Que ce soit en «avalant une grenouille» (c'est-à-dire en éliminant votre tâche la plus difficile pour que le reste de la journée soit un jeu d'enfant) ou en bloquant le temps consacré à un travail personnel ou significatif.

Ce qu’ils ne font pas, c’est commencer la journée avec des distractions, des déclencheurs émotionnels et du stress (courrier électronique, médias sociaux et Slack).

Intégrez du temps quotidien dans votre emploi du temps quotidien pour votre travail le plus important avant tout. Non seulement nos niveaux d'énergie sont naturellement plus élevés le matin, mais le fait d'accomplir une tâche importante a tout d'abord un effet domino qui vous force à traverser la journée.

Il existe de nombreux exemples de ce type, mais l’un de mes favoris est celui de son fondateur et universitaire, Kevin Taylor, qui fixe chaque jour des blocages récurrents pour ses matins:

Comme l'explique Taylor:

«Si vous êtes le plus favorisé, vous planifiez ce que les autres exigent de vous et seulement plus tard, recherchez des emplacements vides dans l’agenda où vous pourrez« intégrer »ce qui est important pour vous. (Bonne chance pour trouver le temps de mise au point dans ce type de calendrier "conçu de manière réactive".)
"Au lieu de cela, retournez le paradigme en planifiant ce qui est important pour vous en premier."

Définir un engagement récurrent envers vous-même dès le matin commence votre journée avec la bonne intention et garantit que, peu importe ce qui se passe, vous avez fait quelque chose de significatif dans votre journée.

Pour ce faire, vous pouvez également planifier les sessions RescueTime FocusTime de manière à ce qu'elles démarrent automatiquement le matin. De cette façon, vous ne serez pas distrait par les médias sociaux ou d’autres personnes en quête d’attention.

Commencez la journée avec une assiette pleine

En poussant plus loin l'idée de modèle hebdomadaire, vous pouvez créer un modèle pour toute la journée, pas seulement le matin.

À présent, ce n’est pas la même chose que l’horaire quotidien de The Overscheduler, dont les journées sont remplies de priorités. Mais plutôt un moyen de vous assurer de garder le temps de faire tout ce que vous voulez faire chaque jour.

Un exemple est ce que la designer Jessica Hische appelle «Ultraschedule»:

Ce modèle est comme un squelette sur lequel vous construisez votre semaine. Pour Hische, cela signifiait conserver le lundi comme «journée administrative» pour les appels et les réunions ordinaires, tout en réservant du temps le mercredi et le vendredi pour le «travail analogique»:

«Il y a des heures programmées pendant lesquelles je peux être complètement immergé dans le courrier électronique et pour le reste de la journée, je me force à l'ignorer. Surtout, il y a des plages horaires où mon wifi sera désactivé. ”

L'un des avantages de cette approche est qu'elle vous aide à visualiser votre journée de travail idéale - une compétence importante que peu d'entre nous pratiquons, selon l'auteur Ryan Holiday:

«Tant de gens ont de grands objectifs pour l'avenir. Je pense que c’est mieux de savoir à quoi ressemble votre journée parfaite. Ensuite, vous pouvez vous demander avec chaque opportunité et chaque choix: Est-ce que cela me rapproche ou m'éloigne? "

Si la façon dont vous vous voyez dépenser chaque jour ne correspond pas à la façon dont vous passez votre temps, alors il serait peut-être temps de prendre du recul et de réévaluer vos priorités.

Réglez votre disponibilité au minimum possible (10-15 minutes)

Avec votre horaire du matin et de votre squelette quotidien bien défini, la question suivante est la suivante: comment vous situez-vous dans les tâches inévitables, les rendez-vous, les réunions et les responsabilités qui se glissent et vous gâchent la journée?

Un horaire idéal protège votre temps. Donc, mettre en place des processus qui gardent votre temps sacré est un bon point de départ.

Pour Fidji Simo, VP produit de Facebook, cela signifie que le temps par défaut des réunions doit être réduit au minimum:

«Beaucoup de gens ne vérifient pas combien de temps il faut consacrer de manière réaliste à quelque chose. Ils ne font que 30 minutes par défaut pour une petite conversation et 60 minutes pour une conversation plus longue. Cela contribue à donner aux calendriers un aspect de fromage suisse. ”

Au lieu de cela, Simo fixe le temps minimum pour les réunions à 10-15 minutes (Elon Musk divise sa journée entière en morceaux de 5 minutes), laissant la personne réservant le temps de demander plus de temps si elle en ressent le besoin.

L’organisateur de la réunion et vous-même devez donc décider de combien de temps ils ont vraiment besoin. (Ce qui est un bon point de départ pour régler notre obsession des réunions).

Simo vous recommande également de définir des zones tampons autour de vos heures de réunion, ainsi que de réserver des créneaux ouverts intentionnels dans votre journée pour des surprises de dernière minute. De cette façon, vous n’êtes pas naïf face aux distractions auxquelles vous devez faire face.

«C’est avec beaucoup d’intérêt que je fixe mon propre agenda plutôt que de laisser les autres le faire», dit-elle.

Soyez conscient de votre flux (en énergie et en tâches)

Lorsque cela est fait correctement, votre emploi du temps quotidien devrait vous donner un élan, pas le supprimer.

Cependant, nous oublions souvent de penser à notre état d'esprit lors de la planification de réunions, d'événements ou de tâches. Réfléchissez au saut cognitif nécessaire pour passer d'un exercice de réflexion en profondeur, tel que coder une nouvelle fonctionnalité ou rédiger une stratégie d'entreprise, à des appels de rattrapage quotidiens.

En fait, selon l'American Psychology Association, se remettre de telles tâches peut représenter près de 40% de notre temps de production.

Pour utiliser votre horaire quotidien pour protéger votre flux, vous pouvez le penser de deux manières:

Flux de tâches

Notre cerveau met du temps à entrer dans le flot d'une tâche. Mais une fois qu’ils sont réchauffés, il est plus facile de continuer et de rester motivés. Pour l’auteur Paul Jarvis, cela signifie «diviser» sa journée en activités. Ainsi, un après-midi pourrait être consacré uniquement à l'écriture, tandis qu'une matinée pourrait être consacrée au support client.

C’est aussi ce que Y Graham, le combinateur, appelle «Maker Time» - la longue durée nécessaire pour travailler sur des tâches exigeantes sur le plan cognitif telles que l’écriture ou le codage (par rapport à Manager Time, qui est découpé en segments courts).

De nombreux outils peuvent vous aider à gérer votre flux de tâches. L’auteur de la semaine de travail quatre heures, Tim Ferriss, a son téléphone en mode avion 80% du temps, alors que la fonction FocusTime de RescueTime peut empêcher les sites gênants et les notifications de vous dérailler.

Flux d'énergie

C’est une raison pour laquelle vous claquez des éléments de la liste des tâches à faire en fin de matinée et que vous pouvez à peine enchaîner une réponse par e-mail avant 15 heures. Notre énergie a un flux et reflux naturel tout au long de la journée, que nous pouvons utiliser à notre avantage. Si nous le programmons correctement.

Pedram Keyani, ingénieur chez Uber, appelle cette défragmentation:

"Réfléchissez à la façon dont vous organisez des réunions et des appels de manière à disposer de beaucoup de temps et à ne pas vous perdre dans une réunion."

Il n’ya pas de règle absolue ici, car le cycle énergétique de chacun est différent. Mais passez un peu de temps à regarder quand vous êtes le plus productif (ou utilisez RescueTime pour vous le dire). À partir de là, vous devriez pouvoir programmer votre travail le plus important lorsque votre énergie est naturellement élevée.

Et encore une fois, protégez cette fois des personnes qui veulent l’enlever à vous.

Effectuez un audit régulier du calendrier pour éliminer le temps mort

La plupart des gens utilisent leur calendrier comme un outil innovant pour planifier l’avenir. Mais c’est aussi un excellent outil de réflexion.

Tous les trois mois, le vice-président du produit Facebook Fidji Simo procède à un audit du calendrier pour déterminer:

  • Le temps passé sur chaque projet
  • Comment son temps a-t-il été divisé en réunions avec des dirigeants individuels par rapport à de grandes réunions?
  • Le pourcentage de temps passé au recrutement par rapport à la gestion et la construction

Avec ces données en main, elle peut voir si le temps qu’il passe correspond à ses intentions. Et si non, elle s'ajuste.

«Tous les autres éléments de mon calendrier étaient moins importants mais prenaient plus de temps pour des raisons historiques.»

«Il y avait des réunions récurrentes qui n’imposaient plus ma présence, des réunions pour prendre des décisions sur des sujets moins importants, etc.», dit-elle.

Regardez votre propre horaire en ce moment. Combien de ces réunions récurrentes pourraient être raccourcies ou abandonnées? Vos engagements de temps correspondent-ils à vos objectifs?

Sinon, il est temps de reprendre ces heures.

Enfin, gardez tous vos engagements de temps au même endroit

Cela peut sembler une bonne idée de séparer vos calendriers personnel et professionnel, mais vous demandez simplement des ennuis lorsque des engagements se chevauchent.

Au lieu de cela, rassemblez tous vos engagements sur le même calendrier afin de savoir combien de temps vous travaillez réellement. Vous pouvez utiliser un code de couleur pour différencier les activités si vous le souhaitez.

Vous pouvez penser à votre calendrier comme un grand pot vide. Chaque tâche que vous ajoutez - qu'elle soit personnelle ou professionnelle - remplit de l'espace. Et même si vous pouvez attribuer différents niveaux d’importance aux tâches, votre calendrier ne le fait pas. Une heure est une heure, peu importe ce que vous dépensez.

Votre horaire quotidien vous permet de rester honnête. Configurez-le correctement et vous aurez une vision claire de ce qui doit être fait et de tout conflit d’horaire qui vous causera des maux de tête.

Comment configurez-vous votre horaire quotidien? Faites le nous savoir dans les commentaires.

Hé, je suis Jory!

J'aide les entreprises et les personnes intéressantes à raconter leurs histoires par le biais d'une écriture intelligente et ciblée. Voulez-vous travailler ensemble? Écrivez-moi à [email protected]